こんにちは、テレワーク初心者うちやまる（＠uchiyamaru0914）です
新型ウイルスの影響で自分の働く環境が目まぐるしく変化していることと思いますそんな私も同じです
先月末に突然テレワーク、つまり在宅勤務の実施が決まり、ほぼ事前準備がない中、決定からわずか1週間足らずでテレワークが始まりました
突然の働き方の変化に難しさを感じる人、またこれからテレワークが始まる可能性があり不安を感じている人に向けて、テレワーク経験1週間で皆さんと同じ状況の私が、実際に経験して感じるテレワーク成功の3つの秘訣を紹介します
この記事を読んで、少しでも不安を解消し、効率的に働くための助けになれば、と思います
テレワーク開始時の状況
まずは秘訣を説明する前に、簡単に私の状況を説明します
- うちやまるは都内（23区外）の会社に勤務
- 事務職で業務内容は会社のプロジェクトの進行進捗の管理業務
- 基本は社内各部と打ち合わせをしたり、PC上で自社システムを使ったデータ処理等を担当
- オフィスの人の密集度を減らすため、各部署約半数の人数をテレワークとする方針で、運用されることに決定（3月末）
- 自宅にネット環境があり、システムに対応できるPCがある人から優先的に運用スタート
- 事前準備期間は、1日（約1時間の事前説明と会社で1時間、自宅で1時間の計約2時間のPCのセットアップ）…ほぼ準備期間なし！！
- 2シフト制で1日おきにテレワーク→出社→テレワークを繰り返す
- テレワークの前日に翌日の30分刻みの業務計画表を上司にメール提出
- テレワーク当日は業務開始時、業務終了時に上司にメール報告
- フレックス勤務制のため、働く時間は自由（ただし22時～朝5時はNG）だが原則は通常の勤務時間と同じ時間に働く（昼休みの考え方も同様）
- 会社のPCを自宅からリモートコントロールする＝自分のPCはあくまでもモニタの役割で自宅のPCを使って会社PCを遠隔操作しているだけ
- 会社PCではSkypeを使うことができ、社内関係者とはSkype通話を使って電話可能（ただしコロナショック前の浸透率は低かった）
- テレワークは原則カフェ等の公共スペースではNG、自宅もしくは会社の認めたシェアオフィス等機密情報保護ができる限定されたスペースのみ許可
- テレワークができるPCは登録した1台のみ、複数の端末からのアクセスは不可
このように在宅で勤務をしていたいと思っていた人もそうでない人も突如
できる人から始める！
基本はシフト制で1日おきに在宅になるのでよろしく！
という感じで始まりました
また、うちの部署は個人携帯電話は管理職しか持っていないため、平社員の私たちは携帯電話等はありません
そのため、一番制限される機能は電話です
これまで気軽に内線を使って社内各部に電話をかけていましたが、気軽に電話できなくなりました
しかしSkypeがあるため、相手の状況を確認すれば全く電話できないという状況でありません
部署としてもSkype通話が主流化することを踏まえ、部員全員にマイク付きイヤホンが支給されました
そのため、誰でも基本的にはSkypeを使っての電話ができる、という状況ですが、部署により差があり、在宅だとマイクがないため会話はできない、という人もいるのが現状です
テレワーク成功の3つの秘訣 ①いつも通りのルーティーンを守る
長々と状況を説明しましたが、ここから本題です
まずは状況が分からないと3つの秘訣も役に立たない場合があると思い丁寧に状況を説明しました
テレワーク成功の秘訣1つ目は①いつも通りのルーティーンを守るです
テレワークになると「集中できないのでは？」「眠くなってしまわないかな？」「上司の監視下から逃れられる！自由だ！わーい！」というような不安や開放的な声が聞こえてきそうです
しかしテレワークになると何をしているか見えなくなってしまう分、自分の出した成果のみで判断されることになります
そのような中でいつも通りに仕事をして成果を出すためにはいかに自分をいつものオフィスにいるときと同じ状況に持っていけるか、が大切だと感じました
そのためにいつも通りのルーティーンを守ることが成功の秘訣です
例えば、私の場合意識していることは以下です
- いつも通りの時間に起きていつも通り準備をする（ただし外に出ないため化粧はしない…笑）
- 部屋着ではなく仕事の時に近い服装になる（スエット等ではなくきちんとパンツに履き替える等、もちろん通常コンタクトで会社に行くのでコンタクトを付けます）
- いつも通勤しているはずの時間は通勤中にやることに近いことをやる（私の場合はスマホでニュースやtwitterをチェックしたり、本を読んだりします）
- 始業前、会社ではラジオ体操をやるため同じ時間にYouTubeでラジオ体操をやる
- 昼休みも同じ時間に取る
- 昼休みや業務時間にTVや音楽を聴かない（いつもオフィスでできないことは自宅にいてもやらない）
自宅にいるといつもよりものんびり起きたり、だらしない格好で仕事をしたり、昼休みに録画番組を見たり…
仕事に行くよりも自由に楽しめることが増えますが、あえてそこを自分で制限しています
それにより自分はいつも通り仕事をしているんだ、という意識を強く持つことができ自宅にいてもいつものペースで仕事ができます
テレワーク成功の3つの秘訣 ②同僚とのコミュニケーションをいつも以上に綿密に
2つ目の秘訣は同僚とのコミュニケーションをいつも以上に綿密にです
これは当然なのですが、いつもは顔を合わせて同僚と仕事をしているため、その人ときちんと話さなくても何となく行き詰っているのか、うまくいっているのか、表情で察することができます
また、他の部署の人とも打ち合わせ等で顔を合わせる機会も多く、何となく空気で察するということが当たり前にできていたと思います
しかし、テレワークになるとそれが難しくなります
在宅で働いている人がどんな状況で、どんな打ち合わせに参加しているのか、どのくらい忙しいのか、が見えにくくなります
そのため、いつも以上にきめ細やかなコミュニケーションを心掛けないと仕事がうまく回らなくなります
うちのチームでは必ず朝一に健康確認もかねて、チーム全員で10分ミーティングをしています
これはテレワークになる前から実施していますが、テレワークになってからもいないメンバーとSkypeをつないで朝に全員の声を聴きます
それによりきちんと時間通りに仕事に取り掛かれる状態になったのか、元気な声か、1日の業務やその日必ずやらなければならないことは何かをみんなで確認し、1日の仕事がスタートします
これまでチームのミーティングをやっていなかった場合は、テレワークを機会に、5分でも10分でもいいので始めてみてください！
また、それ以外でもなんでもメールでの連絡になりがちですが、Skype等のネット電話の有効利用や近い間柄の人であればLINE等を積極的に活用し、声を聴きながらのコミュニケーションを今まで以上に大切にしてください
声から伝わる情報はたくさんあります
今はネット環境の普及でテレワークができる人は比較的パケットの制約がなくネット通話等が活用できると思いますので、上手に活用しましょう
1日に数分を数回だけでも電話で人と話すことで在宅でも孤独を感じず仕事ができます
テレワーク成功の3つの秘訣 ③仕事に集中できる環境を作り出す
最後の秘訣は環境です
仕事に集中できる環境を作り出すです
人それぞれ家族と一緒に住んでいるのか、一人なのか
仕事時間に家に子供等他の人がいるのか、いないのか
仕事をするスペースがリビングなのか、個人の部屋があるのか
等 環境は人それぞれです
私の場合は一人暮らしのため、誰にも邪魔されず仕事に集中することができますが、家族特にお子さんが家にいるとなかなか難しいこともあると思います
私の場合は一人暮らしなので気が散ってしまう原因はあまり無いのですが、机がイマイチです…。
うちにはダイニングテーブル等はなく、低い机と座椅子を使って生活しています
ごはんを食べたりのんびりするには問題ないのですが、長時間机に向き合って作業しようとすると座椅子と机の高さがしっくりこない、というような状況でした
そして長時間の作業をすると机が低いため、足がしびれる、腰が痛くなるというおまけつき…
このままでは長時間のPC作業はできない、と考えこの機会に対策を講じました
対策案として
①新たに仕事用の机といすを新調する
②机or座椅子のみ高さが合うよう新調する
という2つの案を考えましたが、
①7畳しかないスペースが狭くなる+コストが高いので却下
②机や座椅子を調べてみてもちょうどよい高さがよくわからない+①ほどではないがそれなりにコストがかかるので却下
そこで採用した第3の案はこちら
③机の継足をAmazonで購入し、机を高くする
購入した商品はこれ
スマイルキッズ こたつの高さを上げる足 スリム ブラウン AKO-07BR
購入時の価格は1セット4個入りで550円でした
正直あまりかっこよくないのですが、購入前にお手製で段ボールで10㎝程高さを高くした場合のシミュレーションを実施低コストで今までよりも遥かに作業に適した環境になりました
こちら1つで4cm高くできるのですが、4cmでは足りないため2セット購入し購入し、約1100円で集中できる環境を手に入れることができました
机といすの高さに違和感を感じているけど高いコストはかけたくない方は、ぜひ検討してみてください
将来的には広い部屋に住み、疲れにくい椅子とちょうどよい高さの机の作業環境を持つことが理想ですが、今の自分はこれでよし、としました
物理的な集中阻害要因への対処の一例ですが、みなさんも工夫次第で集中できる環境を作り出すことができるはずですよく考えて色々試してみましょう！
今後、テレワークはいつまで続くかわかりません
今感じている環境へのもやもやは早く解決策を見つけてしまい、長期的にテレワークをすることになった場合にも対応できるようにしておくべきかと思います
まとめ：テレワーク成功の3つの秘訣
うちやまるの考えるテレワーク成功の3つの秘訣をおさらいします以下3つです！
①いつも通りのルーティーンを守る
②同僚とのコミュニケーションをいつも以上に綿密に
③仕事に集中できる環境を作り出す
テレワークという言葉で普段とは違う働き方になるのではないか、と身構えてしまいますが、やることはいつもと全く同じです
不安に思わなくて大丈夫！いつも気を付けることをいつも通りにやればいいだけです
同僚の顔が見えない分、そこはいつも以上に思いやりと心配りを大切に丁寧なコミュニケーションを心がけましょう
この危機を乗り越えることができれば今後働き方の選択肢は格段に広がると思っています！
この環境を危機ではなく、チャンスだと前向きに捉えてテレワークを上手に活用して働き方の幅を広げましょう！
このミッションを達成できると新型ウイルスの問題が収束しても
子育て、介護、ケガ病気等の様々な人生の節目でも
仕事を辞めることなく、テレワークで働き続けるという選択肢が選べるようになります！
みんなで前を向いて元気な日本、世界となるよう後押ししていきましょう～！！
頑張れみんな！頑張れ日本！頑張れ世界！
